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目指せZOOMマスター!オンライン研修時によくあるうっかりトラブル&解決策3選

ご無沙汰してます!鈴木です!半年ほど前に、入社3年目にしてようやく一人暮らしを始めました。そこで今回は、一人暮らし半年目のリアルについて……の話ではもちろんありません(笑)ちょうど同時期に始めたオンライン研修やセミナーで起こった事象について書いていきたいと思います!

 

2020年春。人事界隈の皆様の中には「来週からの研修を全てオンライン化して!!」等というとんでもない依頼を受けた方も少なくないのではないでしょうか。弊社も例外ではありません。3月30日に取締役から「4月1日までにZOOMの機能を完璧に使えるようにして!」という依頼が来たのはまだ記憶に新しいところです(笑)

 

そんな時期を乗り越え、今ではZOOMの様々な機能をマスターするに至りました。ほぼ毎日、オンラインによる研修・商談・飲み会・人事座談会等をファシリテートしています。“社内イチのZOOMの使い手”と自称し初めましたが、社内から異論が出ていないので、頑張った分の成果は得られているのかなと思います(笑)

 

今回は、そんな私が実際に経験したZOOMによるオンライン研修やセミナーにおける失敗事例の一部を、解決策とともにご紹介していきます!ぜひこれからのオンライン研修にお役立てください。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ミュート機能のON/OFF編


冒頭の依頼を受けた私は、2日間でZOOMの基本機能を頭に叩き込んだ後、4月だけで20社以上の企業様にてオンラインによる新卒研修のアシスタントを務めました。また、様々なオンラインイベントに参加もしてきました。その中でもっとも多く発生したのが、「マイクのミュート機能をON/OFFし忘れる」ことによるトラブルです。

 

例えば、このようなことがありました。
①受講生がミュートにし忘れ、ご家族の声が入ってしまった。
②人事の方がミュートにし忘れ、人事同士の会話が新卒の方に駄々洩れになった。
③主催者がミュートを解除し忘れ、3分間無音のままスライドが流れ続けた。

 

概要だけでヒヤッとしますね……それぞれ詳細と対処法もお話していきたいと思います。

 


①受講生がミュートをし忘れ、ご家族の声が入ってしまった。
これは特に、4月にオンライン研修をご実家で受講なさった新卒の方へ多く見られた現象です。休憩中、ミュートにし忘れてしまった方のマイクが「お昼どうするー?」や「何時ごろに終わるの?」といったご家族の方とのプライベートな会話を拾ってしまうことが多々ありました。もちろん事前に案内した上でのことです。

 

幸い大きな問題になったところを見たことはありませんが、受講生の気持ちを考えるとあま
り好ましい状況ではありませんよね。

 

もしご覧くださっている方が研修講師としてこの場面に遭遇することがありましたら、そっとミュートにしてあげてください。そして、休み時間が終わったら、「休み時間中はミュートにして大丈夫です!」と再度リマインドしてあげましょう!

 


②人事の方がミュートにし忘れ、人事同士の会話が新卒の方に駄々洩れになった。
オブザーブとしてZOOMに参加していた人事の方が、研修の休憩直前に社内アナウンスをなさったのですが、その後、ミュート機能をONにし忘れてしまい、人事部内でのお話が新卒の方々に聞こえてしまったという事がございました。

 

話の内容によっては大きなトラブルを招きかねません。人事の方は、アナウンスはミュートを押すまでがワンセットであるということを念頭に置いておきましょう。

 

また、①のケースと同じく、研修講師をされている方がそっとミュートしてあげるのが1番の解決策になるかと思います。

 


③主催者がミュートを解除し忘れ、3分間無音のままスライドが流れ続けた。
①②と、ミュートのし忘れで会話が聞こえてしまったケースをご紹介しましたが、ミュートの解除忘れによるトラブルもよくあります。

 

私も、登壇者が話している姿と流れるスライドを無音のまま見るという謎の3分間を経験しました。

 

これに関しては、話す前にミュートを解除したか確認する癖をつけるしかありません。①②に比べそこまで大きなトラブルになる事はありませんので、もしし忘れていたことに気づいたら、「ついついやってしまうんですよね~すみません!」とお詫びし、話しに戻れば問題ないかと思います。

 

また、講師は話すことに集中するため、気づくまでに時間がかかることもあります。受講者側としては、ぜひチャット等でその旨を伝えたいですね。

 

弊社では、こうしたミュートのON/OFF忘れだけでなく、パソコンのスピーカー使用する予定がOFFにしっぱなしだった…といったうっかりミスを防ぐため、研修やイベントの開始直前に、参加者の方に私たちの声が聞こえているかを確認する時間を設けています。

 

なお、ZOOM等を使用する機会が多い方なら、音声トラブルはよくあるものだということをご存知かと思います。万全の状態で行えるのが一番ですが、もし問題が起きてしまった場合でも、慌てずに対処することが大切です。

 

 


ブレイクアウトルームに飛ばない受講生編


ZOOMでオンライン研修を実施する際に外せない機能として、”ブレイクアウトルーム(参加者をグループ分けする機能)”があります。しかし、この機能を使ったことがあるならば、大半の方が”受講生、ブレイクアウトルームに飛ばない問題”に遭遇した経験があるのではないでしょうか??

 

弊社の研修でもグループワークに取り組んでもらうためにブレイクアウトルーム機能をよく使用しているのですが、大体20人に1人くらいの割合でブレイクアウトルームに移動せず、そのままメインセッションに残ってしまう事象が発生します。

 

今のところネット回線に問題があるという説が濃厚ではありつつも、原因の特定までは至っておりません。しかし、問題発生時の対応策は固まって参りました!答えは、”祈る”です。
……失礼しました。もちろん冗談です。

 

弊社で上記の問題が発生した際は、数名のみメインセッションに残すという方法で対応しています。

 

まずは、その問題が起きている受講生を、ブレイクアウトルーム間で移動できないか試してみます。それでもやはり移動できないようなら、通常通りブレイクアウトルームを作成した後、Aさんが入っているブレイクアウトルームを削除します。これで、Aさんを含めたブレイクアウトルームのメンバーのみをメインセッションに残すことが出来ます。

 

 

 

まとめ


いかがでしょうか?今回は、ZOOM研修におけるベーシックなトラブルについてまとめてみました。

 

一旦ここまでにさせていただきますが、他にもご紹介したい事例やテクニックがまだまだ沢山あります。これらは私のTwitterでもつぶやいて行きますので、よろしければご覧いただけると嬉しいです(笑)また、こういったケースはどうしてる?等の質問も受け付けておりますので、お気軽にご相談ください!

 

https://twitter.com/shun_jyounetsu