【PDCAの落とし穴】
株式会社情熱の矢間です。
最近、書籍でもよく見かけるPDCAサイクル。
新卒研修等でよく見かけるテーマですが、皆さんはPDCAサイクルを
回せていますでしょうか？また、個人だけではなく部署のPDCA
サイクルを回せていますでしょうか？
今回は、組織と個人の成長、成果に欠かすことができないPDCAサイクル
について書いていきます。
改めてPDCAサイクルとは、
●Plan(計画)
●Do(実行)
●Check(振り返り)
●Act(改善)
の4つの順番で仕事を進めていくといいですよという、昔からある
フレームワークのひとつです。
弊社でも研修コンテンツの一つとして取り扱っており、まだ実務経験
がない新卒社員の方達が”仕事の進め方としてPDCAサイクルを回せる
ようになる”という目的のもとお話をしています。
しかし実際の仕事上ではP（計画）を考える前にそもそもの仕事の
ゴールを確認することが必要になってくるため、G(目標)を加えた
GPDCAサイクルというものも存在しています。
これは例えばコピーを取る仕事の場合、
●Goal(目標)：
社内会議で情報共有をする
●Plan(計画)：
会議の15分前までに、会議の参加人数分のコピー(裏紙、白黒)をとって
会議室に置いておこう
●Do(実行)：
上記の計画通りに実行
●Check(振り返り)：
計画通りに実行できたか振り返り
●Act(改善)：
時間通りにできたか？等でNGポイントがあればどうすれば改善できるのか？
を考え、次回のP(計画)に入れ込む
という流れになります。
そして研修では、「上記のG(目標)を把握できないと、成果を出すための
P(計画)が立てられないので、上司や先輩から仕事をもらった時に、自分
からGを確認しましょう！」という話をします。
今回のコピーの例で言うと、「G(目標)が社外のミーティングなら、裏紙
白黒ではなく、未使用の紙でカラーで…」となるかもしれないということです。
、、、、と言いつつ、以前からこのGPDCAサイクルに違和感を感じており、
私(弊社)が研修をする時には、GPDCAサイクルで仕事をしましょう！だけ
ではなく、
「実務では教科書通りのGPDCAではなく、”AGPDCサイクル”の方が使いやすい
ことが多いです。」
ということを必ず伝えています。
なぜかと言うと、経験がまだ少ない若手や新人時代においては、G(目標)を
達成するためのP(計画)を立てられないことが多いからです。
前回お伝えしたコピー等は非常にシンプルなタスクなので大丈夫だと思い
ますが、”企画書を作成する”という仕事の場合ですと、「G(目標)を把握した
後のP(計画)を立てること」が、難しい事が多いということです。
具体的には、企画書作成という仕事で考えると
●Goal(目標)：
お客様に自社商品の良さを理解して頂き、受注する
●Plan(計画)：
？？？？？？？？？？
●Do(実行)：
？？？？？？？？？？
●Check(振り返り)：
？？？？？？？？？？
●Act(改善)：
？？？？？？？？？？
このように、教科書通りPDCAの順番で考えると??マークばかりになって
しまうことが少なくないということです。
P(計画)が出せないので、DCAまでいくのに時間がかかりすぎる、立ち止まって
しまうといったイメージです。考えてばかりで、動けないといった状態でしょうか…。
経験を積んでくると、例えばですが、
●Goal(目標)：
お客様に自社商品の良さを理解して頂き、受注する
●Plan(計画)：
水曜までにラフ案をノートに手書きで作成し、上司にチェックを受ける。
OKをもらってから、金曜までにパワーポイントで作成し完成。
上司に最終チェックを受ける。
●Do(実行)：
上記の通りに実行
●Check(振り返り)：
計画通りに実行できたか振り返り
●Act(改善)：
上司にOKをもらうまでに計画以上の時間を要した、といった点を次回のP(計画)
に入れ込む
といったことができるようになりますが、なかなか最初のうちは難しいことも
多いのではないでしょうか？
ですので、「最初のうちはPDCA(GPDCA)の順番ではなく、APDC(AGPDC)でやると
いうことも全然OKですよ」ということを伝えています。
もちろん正確にはPDCA(GPDCA)の順番で、Pを上司や先輩に相談しながらしっかり
つくって、、、となるのですが、なんとなくでもPを作って、実行して、上手く
いかなかった点をA(改善)するという切り口にすると、サイクルが回りやすいこと
も多々ある、ということです。
人間の成長に必要な要素として、「失敗する」ということが大きな一要素である
ことは、インストラクショナルデザインでも証明されています。
ですが、最近の新人や若手は特に”失敗大嫌い傾向”があるので、『P(計画)を
考える量＞D(実行)A(改善)の量』が偏りすぎてしまう(Pが多くなりすぎる)ことも
あるので、
「やってみて、上手くいかなかった点を改善するところからP(計画)をつくることも、
全然OKなのですよ」というメッセージを伝えてあげることが、重要だと感じています。
